A Nota Fiscal Eletrônica é um documento digital, com emissão obrigatória para transações de venda e circulação de mercadorias e prestação de serviços, tendo como função regulamentar o cálculo e recolhimento de impostos e taxas tributárias. Ou seja, toda empesa que comercializa uma mercadoria, deve emitir NF-e, inclusive sua Cervejaria ou Distribuição.
Negligenciar este documento, pode causar uma tremenda dor de cabeça, pois é considerado sonegação de impostos, gerando juros e multas. É essencial que você entenda como funciona e como fazer uma emissão segura deste documento fiscal.
Para o Microempreendedor Individual (MEI), há uma exceção quanto à emissão para pessoa física, que pode ser feita somente quando solicitada, enquanto que a emissão do documento fiscal, é obrigatório quando a operação se destina a uma pessoa jurídica.
A NF-e veio para substituir a antiga nota fiscal, feita em papel, que gerava gastos com papelaria, armazenamento e perda de tempo na confecção manual das notas.
Sua validade se estende a todos os estados da Federação, e é regulamentada pela legislação brasileira desde 2005, sendo que sua autenticidade é conferida pela assinatura digital do remetente, e pela autorização do Fisco, órgão responsável pelo controle e fiscalização das tributações em níveis, federal, estadual e municipal.
Por ser um documento exclusivamente eletrônico, a NF-e é gerada no formato de arquivo XML, que contém informações sobre sua empresa e a tributação daquela operação.
Após a autorização pela SEFAZ, o arquivo pode ser impresso em formato pdf, por meio de um documento denominado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é uma representação física e simplificada da Nota Fiscal Eletrônica.
O DANFE é geralmente impresso para acompanhar a mercadoria em trânsito, para facilitar o acesso ao XML por meio de uma chave de acesso, código de barras ou QR code, contido no documento, e ainda para para fornecer ao comprador, um comprovante da transação.
O DANFE por si só, não tem validade fiscal, mas em muitas operações de conferência, sua apresentação já é suficiente para validação.
Mas qual a vantagem de emitir NF-e?
Além de reduzir custos com impressões, estoque e logística de armazenamento, uma vez que o documento é emitido e armazenado eletronicamente, o uso da nota eletrônica incentiva o comércio online, e relações B2B (business to business), devido a segurança trazida pela certificação digital.
A logística no transporte também é otimizada com a diminuição do tempo de parada nos Postos Fiscais de Fronteira. A Nf-e simplifica e agiliza os processos de fiscalização e reduz o tempo de retenção de veículos de carga nestes postos.
A segurança, simplificação e agilidade na geração de uma nota fiscal eletrônica, torna esse processo muito menos burocrático, e as empresas podem concentrar seus esforços em outras atividades que visam seu crescimento no mercado.
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Quais os tipos de Notas Fiscais existentes?
Sim, existem mais de um tipo de nota fiscal, e conhecê-las é extremamente importante para não ocasionar confusão na emissão destes documento fiscais. Todas convergem para o mesmo objetivo de controle fiscal, mas possuem particularidades em sua estrutura e uso, são elas:
NF-e ou Nota Fiscal Eletrônica
Nf-e ou Nota Fiscal Eletrônica – substitui a nota fiscal modelo 1/A1, e pode ser utilizada em operações de entrada, exportação, importação, operações interestaduais e operações de simples remessa de mercadorias físicas.
Sua estrutura contém dados da empresa, identificação do comprador, descrição detalhada da mercadoria envolvida na transação, data e horário, valor e forma de pagamento da operação, impostos e tributos aplicados e dados da transportadora quando necessário.
NFC-e ou Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor
Substitui o cupom fiscal e a nota fiscal modelo 2, sendo que sua validação também é feita pela SEFAZ de cada estado, assim como acontece com a NF-e.
A NFC-e é utilizada no varejo, para vendas presenciais ou delivery para consumidor final, que por sua vez, pode ser pessoa física ou jurídica, e tem a mesma validade fiscal do ECF.
Ao contrário do ECF (Emissor de Cupom Fiscal) que necessita de investimento em equipamentos fiscais para transmissão, validação e impressão do cupom, a NFC-e pode ter seu DANFE impresso em uma impressora normal, diminuindo os custos de sua emissão.
No entanto, existem estados brasileiros que ainda não adotaram a NFC-e como é o caso de São Paulo, que utiliza o sistema SAT (Sistema autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais) e o Ceará, que possui o MFE (Módulo Fiscal Eletrônico).
Em 2020, o Paraná foi o quarto estado com o maior número de NFC-e autorizadas, totalizando 739.543.526, ficando atrás apenas do RJ, RS e MG.
NFS-e ou Nota Fiscal de Serviço
Utilizada para registrar a prestação de serviços de qualquer natureza. Sua validação é feita pela transmissão de dados para a prefeitura por meio do RPS (Recibo Provisório de Serviços).
Todos estes documentos podem ser consultados online tanto pelo emissor quanto pelo consumidor.
Como funciona a emissão das Notas Fiscais Eletrônicas?
Primeiro você precisará contratar um Software Emissor que realize a comunicação com a SEFAZ.
Então, será necessário que sejam parametrizadas as tributações e impostos vigentes, bem como os dados da empresa para emissão do documento. Confirme com seu contador, ou com a própria SEFAZ, se sua empresa está habilitada a emitir Nf-e.
Também será necessário que a empresa possua uma assinatura eletrônica para validar as notas fiscais geradas, além de disponibilizar de um computador e impressora.
A vantagem de utilizar um Software Emissor, é que os dados serão parametrizados uma única vez e ficarão registrados no sistema, não sendo necessário preencher tudo novamente a cada emissão de nota. Além disso, os cenários de tributação vigente na empresa, são salvos, para que as configurações não precisem ser alteradas constantemente para cálculo dos impostos.
Como escolher um Sistema para Emitir NF-e
Bom, já falamos quais as vantagens de utilizar um sistema para a emissão das NF-e. Mas com tantas opções no mercado, você saber como escolher um para sua empresa?
A primeira dica é que o Sistema Emissor, possua outras funcionalidades ligadas à gestão comercial e financeira de sua empresa, como pedidos de compra e venda, gestão de estoque, gestão de despesas e receitas, entre outros, para que estas operações estejam integradas, otimizando o tempo da sua equipe.
Outra questão importante, é conhecer os nichos de mercado que a empresa emissora atua. Cada nicho do mercado, possui suas particularidades em relação as leis tributárias que o regem, como é o caso do mercado de bebidas. É importante saber, se o software emissor, contemplará todas as necessidades fiscais, que seu negócio precisa.
Glossário de NF-e
Agora que você já sabe o que é e como emitir NF-e, está na hora de aprender o que significa cada campo do documento fiscal, para que na hora de parametrizar os dados com seu Sistema Emissor, não haja dúvidas em relação aos termos técnicos usados.
Confira a seguir, um Glossário da NF-e, que preparamos para você:
Identificação do Emitente
| Identificação | Campo contendo o logo, razão social, endereço e contato do Emissor |
| Operação | Refere-se a natureza da operação, que pode ser uma entrada (0) ou saída (1). |
| Série | A Série é uma sequência numérica, que identifica a série da nota fiscal, com valores de 001 a 999. |
| Número | Indica a numeração da nota conforme a série, atendendo a uma sequência entre 1 a 999.999.999, sendo único e exclusivo para um determinado documento fiscal. |
| Chave de Acesso | A Chave de Acesso da NF-e é um número composto por 44 dígitos, que constituem uma identificação única da nota em questão. |
| Natureza da Operação | Refere-se aos tipos de operações de entrada e saída que existem, por exemplo, venda de mercadoria, bonificação, remessa, consignação, etc, regulamentada pelo CFOP das mercadorias constantes na Nota Fiscal. |
| Protocolo de Autorização de Uso | Protocolo de validação par uso da NF-e pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda). |
| Inscrição Estadual | Registro do contribuinte no cadastro do ICMS mantido pela Receita Estadual. Formaliza junto ao Estado de origem, a situação de negócio que recolhe tributo. |
| Inscrição Estadual do Subst. Trib. | Código que identifica se o destinatário é contribuinte do ICMS, isento de inscrição ou não contrib樂威壯 uinte, como é o caso de pessoas físicas e remetentes domiciliados no exterior. Como o próprio nome indica, essa isenção se aplica apenas a impostos na esfera estadual. |
| CNPJ/CPF | O CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) é um código composto por 14 dígitos. E o CPF (Cadastro da Pessoa Física) é composto por 11 dígitos. Dados do emitente |
Destinatário/Remetente
| Razão Social | Nome de registro da pessoa jurídica (Empresa – Cliente) |
| CNPJ/CPF | O CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) é um código composto por 14 dígitos. E o CPF (Cadastro da Pessoa Física) é composto por 11 dígitos. Dados do Destinatário |
| Data de Emissão | Registra o dia exato em que a nota fiscal eletrônica foi emitida. |
| Endereço | Se refere ao endereço de residência e/ou instalação do cliente |
| Bairro | Indica o bairro ,da cidade, de residência e/ou instalação do cliente |
| CEP | Código de Endereçamento Postal que identifica parte do endereço para onde a mercadoria será emitida (cidade, rua ou quadra, por exemplo). |
| Data Saída/Entrada | Marca o dia e a hora exata da transação da mercadoria, que saiu ou retou à empresa. |
| Município | Cidade de residência e/ou instalação do cliente |
| Telefone | Telefone para contato com o cliente |
| UF | Estado de residência e/ou instalação do cliente |
| Inscrição Estadual | Registro do contribuinte no cadastro do ICMS mantido pela Receita Estadual. Formaliza junto ao Estado de origem, a situação de negócio que recolhe tributo. |
| Hora da Saída | Registra hora exata em que a nota fiscal eletrônica foi emitida. |
Cálculo do Imposto
| Base de Cálculo do ICMS | Montante da operação (com frete e despesas). Sobre a base de cálculo se aplicará a alíquota do ICMS; |
| Valor do ICMS | Total calculado levando em consideração a base de cálculo x alíquota da operação |
| Base de Cálculo do ICMS ST | Base de Cálculo do ICMS + margem de valor agregado (MVA) determinada para cada NCM |
| Valor do ICMS ST | Subtração do valor da base de cálculo ICMS ST x aliquota – valor do ICMS próprio |
| Valor Total do Produtos | Corresponde ao valor total monetário de produtos na transação. |
| Valor do Frete | Corresponde ao valor monetário do fretamento de transporte da mercadoria, caso haja. |
| Valor do Seguro | Corresponde ao valor monetário do seguro da mercadoria, caso haja. |
| Desconto | Corresponde ao valor monetário do desconto aplicado a mercadoria, caso haja |
| Despesas Acessórias | Demais despesas vinculadas a NF-e, que não possuem campo específico. |
| Valor do IPI | Total calculado levando em consideração a base de cálculo x alíquota do IPI d |
| Valor Total da Nota | Valor total da nota, constituída por todos os valores apresentados na mesma. |
Transportador / Volume Transportado
Para transportes realizados pelo correio, não é necessário informar dados da transportadora.
| Razão Social | Nome de registro da pessoa jurídica (Empresa – Transportadora) |
| Frete | Modalidade do Frete |
| Código ANTT | Código Identificador do Veículo na Agência Nacional de Transportes Terrestres. |
| Placa do Veículo | Placa do veículo |
| Inscrição Estadual | Registro do contribuinte no cadastro do ICMS mantido pela Receita Estadual. Formaliza junto ao Estado de origem, a situação de negócio que recolhe tributo. |
| Quantidade | Quantidade de volumes transportados |
| Espécie | Espécie dos volumes transportados |
| Numeração | Numeração dos volumes transportados |
| Peso Bruto | Soma total do peso dos produtos e embalagens em Kg |
| Peso Líquido | Soma total do peso dos produtos em Kg |
Dados do Produto
| Código do Produto | Código de Identificação do Produto |
| Descrição do Produto | Descrição de forma completa e detalhada da mercadoria. Deve conter o nome, marca, modelo, série, espécie, tamanho, cor e qualquer outra informação útil para identificação (ex.: COPO 250ML, CAMISETA MARCA X TAM. P…) |
| NCM | Nomenclatura Comum do Mercosul é um Código, de 8 posições, que identifica os produtos e cria uma classificação padrão para compras e vendas e determina as alíquotas aplicáveis dos tributos sobre esse produto |
| CST | Código da Situação Tributária do produto, que identifica sua origem, bem como sua tributação e/ou redução e isenção. |
| CFOP | Código Fiscal de Operações e Prestações,é um código de quatro dígitos que classifica os produtos da nota fiscal de acordo com o tipo de operação (se entrada ou saída) e a localização do destinatário (se no mesmo estado, em estado diferente ou no exterior). é por meio dele que é verificado se a operação fiscal terá que recolher impostos ou não. |
| Unidade | Tipo de unidade vendida (UN – unidade, PC – peça, M² – metro quadrado) |
| Quantidade | Quantidade vendida (ex.: 5 pratos a quantidade é 5, papel em m² é a quantidade de metros quadrados vendidos); |
| Valor Unitário | Preço unitário do produto |
| Valor Desconto | Desconto aplicado sobre o valor do produto descrito na nota fiscal. |
| Base Cálc. ICMS | Informação de Base de Cálculo do ICMS |
| Valor ICMS | Informação de Valor do ICMS |
| Valor IPI | Valor do Imposto sobre os Produtos Industrializados e abrange tanto os nacionais quanto os importados |
| Alíquota ICMS | Informa qual a alíquota do ICMS aplicável à operação. |
| Alíquota IPI | Alíquota que incide sobre cada tipo de mercadoria, presentes na Tabela de Incidência do Imposto sobre Produtos Industrializados – TIPI, que geralmente variam de zero a 30% |